Allgemein

Welche Risiken birgt der Datenschutz für Vereinsvorstände?

Der Obmann, die Obfrau (auch Präsident oder Vorsitzende genannt) ist als Vorstand des Vereins jenes Organ, das den Verein nach außen, sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich, vertritt.

Im „Inneren“ ist er oder sie für die Führung und Organisation und somit auch für die Umsetzung des Datenschutzes im Verein höchstpersönlich verantwortlich. Das heißt jetzt nicht, dass er oder sie die gesamte Arbeit hierzu selbst erledigen muss – vielleicht findet sich ein motiviertes Vereinsmitglied, das dies gerne tun möchte. Aber dass die Datenschutz-Richtlinien eingehalten werden, liegt allerdings im Zuständigkeitsbereich und damit auch in der Haftung des Obmannes / der Obfrau.

Den Obleuten kommt somit eine besondere Rolle zu, denn sie haben in jedem Fall dafür zu sorgen, dass die DSGVO-Vorschriften und auch alle anderen Gesetze, die für den Verein gelten, eingehalten werden.

Was muss der Obmann/Obfrau nun genau beachten?

Was sind nun die Punkte, die die Obleute in Bezug auf den Datenschutz im Auge behalten sollten:

  • Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
  • Die rechtskonforme Dokumentation (Stichwort Verarbeitungsverzeichnis)
  • Schulung der Personen im Verein, die mit Daten zu tun haben
  • Die Wahrung aller Betroffenenrechte – hierzu muss eine funktionierende Informationskette im Verein eingerichtet werden.
  • Korrekte Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz (von der Verteilung von Schlüsseln für die Eingangstür bis zu Verschlüsselung von E-Mails)
  • Prüfung, ob Daten­schutz­be­auf­tragter überhaupt notwendig ist – und eine Dokumentation dazu, warum nicht.
  • Laufende Aktualisierung der gesamten Dokumentation
  • Achtung: Wenn an mehrere Personen Mitgliederlisten zur Ansicht oder Trainings- und Veranstaltungspläne mit den Daten von Personen geschickt werden, ist er/sie auch für die Bestellung eines Daten­schutz­be­auf­tragten zuständig!

Wenn die oben genannten Punkte nicht berücksichtigt und abgearbeitet werden, droht ein hohes Strafrisiko für den Obmann/Obfrau höchstpersönlich. Die Pflichten, die durch die DSGVO auf einen Verein und somit auf die Obleute zur Anwendung kommen, sind mannigfaltig und müssen sorgfältig, eventuell auch mit externer Unterstützung umgesetzt werden (z.B. mit dem DSGVO Schutzbrief 😉)

Besonders wichtig!

Sollte sich ein Obmann oder eine Obfrau mit dem Thema so gar nicht auseinandersetzen wollen und damit der Verein nicht fit im Datenschutz sein, drohen nicht nur dem Verein selbst, sondern im schlimmsten Fall auch dieser Person empfindliche Strafen, die aus dem Privatvermögen des Obmanns oder der Obfrau zu zahlen sind!

Und ist Ihr Verein schon DSGVO-fit?

Um zu überprüfen, ob Ihr Verein schon alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen gesetzt hat, haben wir den kostenlosen DSGVO Risiko-Check entwickelt. Hier können Sie Schnell, einfach & unkompliziert Ihren aktuellen DSGVO-Status checken.

Die fertige DSGVO Lösung für JEDE Branche und JEDEN Verein! Schützen Sie sich und alle Personen in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Verein.

Bereits ab € 9 pro Monat – Und schon sind Ihre DSGVO-Sorgen verflogen!

Menü