Wie gut werden die Datenschutzvorschriften in Ihrem Verein umgesetzt? Sehen Sie sich auf der sicheren Seite? Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte hinsichtlich der DSGVO in einem Merkblatt zusammengefasst! Die Checkliste kann Ihnen einen groben Überblick darüber geben, was umgesetzt werden muss.
Vorbereitungsphase
- Wer im Verein kümmert sich hauptverantwortlich um die Umsetzung der DSGVO?
- Ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) notwendig? (Hier geht’s zum kostenlosen Check)
- Schulung aller, die mit Datenverarbeitung zu tun haben
Laufende Tätigkeiten
- Organe regelmäßig sensibilisieren – alle, die Zugriff auf Daten haben regelmäßig schulen!
- Neue Verarbeitungen vor Einführung prüfen
- Verfahrensverzeichnis aktuell halten
- Regelmäßige Updates über Entscheidungen der Behörden lesen
Umsetzungsphase
- Theoretische Sammlung aller Personen (Mitglieder, Vorstand, Mitarbeiter, Ehrenamtliche, Sponsoren, Lieferanten) sowie Daten, die verarbeitet werden (Namen, Adressen, Geburtsdaten, Bankdaten, etc.). Wer sind Ihre Empfänger und mit welcher EDV-Unterstützung arbeiten Sie? Verarbeiten Sie auch sensible Daten?
- Verarbeitungstätigkeiten identifizieren – in welchen Prozessen werden Daten verarbeitet (Mitgliederverwaltung, Website, Organisation von Veranstaltungen…)?
- Verarbeitungsverzeichnis erstellen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) umsetzen: Wie schützen Sie technisch und organisatorisch die Daten: Firewalls, Anti-Virenschutz, eingeschränkte Zugriffsberechtigungen, Datenaustausch
- Betroffenenrecht wahren – z.B. Auskunft, Löschung, Widerspruch
- Informationspflichten erfüllen (Mitglieder, Mitarbeiter, Website)
- Einwilligungsprozess einführen (Sensible Daten, Fotos)
- Auftragsverarbeiter identifizieren (externe EDV-Betreuung, Werbeagentur, Social Media Agentur, Buchhaltung, Lohnverrechnung)
- Überlegen Sie was Sie im Falle einer Datenpanne tun! Wer ist sofort zu verständigen?
- Bei größeren Vereinen: Datenschutz-Richtlinie erstellen
- Mitglieder schulen, zu allererst aber natürlich die Organe
- Datenübermittlung (EU/international) prüfen
Sie haben keine Lust das alles für Ihren Verein selbst zu machen? Dann schützen Sie sich jetzt mit dem DSGVO Schutzbrief! Wir kümmern uns um den Datenschutz in Ihrem Verein!
